Classement et archivage

1/ Classement papiers personnels

Besoin de classer vos papiers personnels et documents administratifs !

Estimer le nombre de classeurs, étiqueter les intercalaires, mise en place d’étagères ?

Faite appel à nos assistants à domicile A² FAMILY pour élaborer le mode de classement. A titre d’exemple, voici notre plan de classement type :

      Assurance

Contrats et attestations :
       + Contrat d’assurance habitation (avec ou sans Responsabilité Civile).
       + Contrat d’assurance auto, bateau, moto…
       + Contrat d’assurance scolaire.
       + Contrat d’assurance décès.
       + Assurance sur la vie.
       + Contrat souscrits du vivant auprès des pompes funèbres.
       + Contrat d’assurance professionnelle.

Courriers : Double d’une lettre de résiliation, accusé de réception:

Preuves de valeurs : Photos des meubles, œuvres d’arts, objets de valeurs (hi-fi, cd, dvd, etc.). Certificats d’authenticité (bijoux, meubles, œuvres d’art,…). Estimations d’experts.

Sinistres : Dossier de règlement des sinistres par l’assureur. Dossier d’accident corporel (factures, expertises, certificats médicaux), afin d’obtenir des dédommagements pour le préjudice subi.

      Factures et garanties:

Achats exceptionnels : Factures et garanties diverses.

Travaux : Contrat de travaux, contrat d’architecte. Factures et preuves de paiement des travaux. Procès verbaux de réception des travaux.

Equipements de la maison : Mobilier, Electroménager, hi-fi, Micro-informatique, outils de bricolage et de jardinage.

Prestations de service : Artisans (plombier, etc.). Eau, électricité, téléphone. Hôtels, restaurants, etc.

Vêtements : Costumes, robes de soirées, etc.

      Famille:

Contrats et actes : Actes d’état civil (copies intégrales et extraits). Contrats de mariage ou PACS (pactes civil de solidarité). Jugement de divorce ou de séparation. Union libre. Décisions de justice, tutelles, curatelles… Succession. Actes de donation. Dispositions testamentaires. Actes de reconnaissance d’un enfant, actes d’adoption.
Formation / Scolarité : Diplômes universitaires et professionnels. Dossiers scolaires.
Loisirs : Cartes de membres de club, association, parti politique… Licences sportives, professionnelles, associatives… Cartes d’abonnement, de réduction (transport, commerçants, famille nombreuses…), etc.
Papiers d’identité : Carte d’identité, passeport, permis de conduire, livret de famille, livret militaire, visas, carte de séjour, carte de résident, carte d’étudiant.

      Finances:

Banques : Contrats des banques, RIB - RIP, facturettes de cartes bancaires, relevés de comptes, virement, prélèvement, etc. Prêt immobilier, prêt à la consommation.
Impôts : Impôt sur le revenu : Avis d’imposition, déclaration de revenu, justificatifs de réduction/déduction. Impôts sur la fortune : Déclarations, avis de paiement, impôts locaux, attestations de paiement.

      Logement (locataire):

Contrats : Contrat de bail. Contrat d’assurance habitation (avec ou sans Responsabilité Civile).
Courriers : Lettres propriétaires-locataires, justificatifs AR. Etats des lieux.
Quittances : Quittances de loyers.
Travaux et entretien : Devis et factures de travaux. Contrats d’entretien de chaudière. Certificats de ramonage annuel.

      Logement (propriétaire):

Contrats et titres : Contrat de bail. Titres de propriétés.
Copropriété : Décompte de charges. Procès verbaux des assemblées générales. Règlements de copropriété.
Travaux et entretien : Devis et factures des travaux effectués.

      Santé:

Dossiers médicaux : Ordonnances (notamment pour les affections de longue durée). Résultats d’examens médicaux et d’analyses, radiographies, échographies, etc. Carnet de santé de toute la famille, carnets de vaccination. Cartes de groupe sanguin.
Sécu / Mutuelle : Attestation de carte verte, carte verte (carte assuré social). Carte de mutuelle. Attestation de remboursement de la mutuelle. Copie des fiches de sécu.

      Vie professionnelle (salarié):

Contrats, courriers : Contrats de travail, certificats de travail Lettres d’engagements, soldes de tout compte, licenciement.
Préparation retraite : Fiches de paie. Relevés de points retraite. Justificatifs d’arrêt de travail, de maternité. Justificatifs Assedic. Attestation de congé parental.

      Vie professionnelle (employeur):

Dossiers médicaux : Ordonnances (notamment pour les affections de longue durée). Résultats d’examens médicaux et d’analyses, radiographies, échographies, etc. Carnet de santé de toute la famille, carnets de vaccination. Cartes de groupe sanguin.
Sécu / Mutuelle : Attestation de carte verte, carte verte (carte assuré social). Carte de mutuelle. Attestation de remboursement de la mutuelle. Copie des fiches de sécu.

      Voiture / Moto:

Achats, cessions : Actes de ventes, factures d’achats (date de fin de garantie).
Amendes : Justificatifs de paiement de PV, pertes de points du permis auto.
Entretien : Factures de réparation
Papiers, assurance : Carte grise. Attestation assurance.

A² FAMILY vous offre la possibilité de mettre en place tout autre type de classement ou d’archivage en fonction de vos besoins.

2/ Conservation papiers administratifs

En cas de perte de certains papiers administratifs le préjudice peut être important notamment lorsqu’il s’agit de faire valoir ses droits à la retraite ou de prouver le règlement de ses impôts.

Quels papiers garder et pendant combien de temps devez-vous conserver une facture, des justificatifs bancaires (souche chéquier, relever de compte), vos déclarations d’impôts ?

Grâce à notre service de conservation de vos documents A² FAMILY vous propose de:

Classer dans des chemises, trieurs ou classeurs en fonction du mode de classement souhaité.

Numériser les documents que vous souhaitez garder, si vous n’avez pas de scanner votre assistant à domicile span A² FAMILY se déplace avec le matériel nécessaire.

Mettre en place un mode de classement informatique sur votre ordinateur.

Sauvegarder les dossiers sur une clef USB.

Etre informeé sur les délais de conservation de vos documents administratifs.